¿Qué es la factura electrónica?

La facturación electrónica es un equivalente funcional de la factura en papel y consiste en la transmisión de las facturas o documentos análogos entre emisor y receptor por medios electrónicos (ficheros informáticos) y telemáticos (de un ordenador a otro), firmados digitalmente con certificados reconocidos.

La Ley 56/2007, de Medidas de Impulso de la Sociedad de la Información define la factura electrónica como “un documento electrónico que cumple con los requisitos legal y reglamentariamente exigibles a las facturas y que, además, garantiza la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido, lo que impide el repudio de la factura por su emisor”.

De esta definición extendida en todo el mercado, se transmite tres condicionantes para la realización de e-Factura:

  • Se necesita un formato electrónico de factura de mayor o menor complejidad (EDIFACT, XML, PDF, html, doc, xls, gif, jpeg o txt, entre otros)
  • Es necesario una transmisión telemática (tiene que partir de un ordenador, y ser recogida por otro ordenador).
  • Este formato electrónico y transmisión telemática, deben garantizar su integridad y autenticidad a través de una firma electrónica reconocida.

Por último y para que tuviera la facturación electrónica la misma validez legal que una factura en papel, se necesita el consentimiento de ambas partes (emisor y receptor).

Firma Electrónica:

El artículo 3.3 de la Ley 59/2003 de 19 de diciembre define la firma electrónica reconocida como: “la firma electrónica avanzada basada en un certificado reconocido y generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma”.

Para obtener una firma electrónica reconocida, se deben cumplir tres condiciones:

  • Que sea una firma electrónica avanzada
  • Que esté basada en un certificado reconocido, siendo certificado reconocido aquél que “cumpla los requisitos establecidos en esta Ley en cuanto “a la comprobación de la identidad y demás circunstancias de los solicitantes”.
  • Que sea generada mediante un dispositivo seguro de creación de firma, es decir, aquel que ofrece, al menos, las siguientes garantías:
    • Que los datos utilizados para la generación de firma pueden producirse sólo una vez y asegura razonablemente su secreto.
    • Que existe una seguridad razonable de que los datos utilizados para la generación de firma no pueden ser derivados de los de verificación de firma o de la propia firma y de que la firma está protegida contra la falsificación con la tecnología existente en cada momento.
    • Que los datos de creación de firma pueden ser protegidos de forma fiable por el firmante contra su utilización por terceros.
    • Que el dispositivo utilizado no altera los datos o el documento que deba firmarse ni impide que éste se muestre al firmante antes del proceso de firma.

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Requisitos de contenido de las Facturas Electrónicas:

Adicionalmente, y como requisito de todas las facturas independientemente de cómo se transmitan, en papel o en formato electrónico, el artículo 6 del RD 1496/2003 que regula el contenido de una factura establece que los campos obligatorios de una factura son:

  • Núm. Factura
  • Fecha expedición
  • Razón Social emisor y receptor
  • NIF emisor y “receptor”
  • Domicilio emisor y receptor
  • Descripción de las operaciones (base imponible)
  • Tipo impositivo
  • Cuota tributaria
  • Fecha prestación del servicio (si distinta a expedición)

Para cumplir con la norma y dotar a una factura electrónica de la misma validez legal que una emitida en papel, el documento electrónico que la representa debe contener los campos obligatorios exigibles a toda factura, estar firmado mediante una firma electrónica avanzada, basada en certificado reconocido, y ser transmitido de un ordenador a otro con el consentimiento de ambas partes.
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Obligaciones legales para el Emisor:

Abordar un proyecto de emisión de factura electrónica es una decisión que tiene implicaciones más allá de la tecnología seleccionada. En el marco de dicho proyecto son varios los aspectos que se deben tener en cuenta, tales como los formatos utilizados, los mecanismos de envío a los clientes, el proceso de almacenamiento y custodia de los datos, la conexión con los sistemas de información de la organización para la emisión de las facturas, …, etc., en todo caso no se ha de perder de vista que es preciso disponer del consentimiento de los destinatarios de dichas facturas para su emisión, por lo que se debe llegar a un acuerdo con los clientes utilizando los sistemas que les permitan cumplir con sus obligaciones de una forma fácil y cómoda.

Las obligaciones del emisor de factura electrónica son las siguientes:

  • Obtención del consentimiento del receptor, por cualquier medio, verbal o escrito.
  • Creación de la factura electrónica mediante una aplicación informática, con los contenidos obligatorios mínimos requeridos.
  • Firma electrónica reconocida.
  • Remisión telemática de la factura.
  • Conservación de copia o matriz de la factura
  • Contabilización y anotación en registros de IVA
  • Conservación durante el período de prescripción
  • Garantía de accesibilidad completa
    • visualización,
    • búsqueda selectiva,
    • copia o
    • descarga en línea e impresión.
  • El emisor de la factura puede subcontratar todas las fases anteriores sin perder su responsabilidad. Aunque se permite la subfacturación a terceros, es el obligado tributario el responsable de cumplir todas estas obligaciones.

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Obligaciones legales para el destinatario:

El receptor de factura electrónica tiene que cumplir con una serie de requisitos antes de aceptar como válida dicha factura, a continuación se relacionan los principales aspectos que debe considerar y cumplir:

  • Recepción de la factura por medios electrónicos
    • El destinatario se debe asegurar de la legibilidad en el formato original en el que se haya recibido, así como, en su caso, de los datos asociados y mecanismo de verificación de firma.
    • El destinatario debe conservar los originales firmados.
  • Contabilización y anotación en registros de IVA.
  • Conservación durante el período de prescripción.
  • Deber de gestionar las facturas de modo que se garantice una accesibilidad completa:
    • visualización,
    • búsqueda selectiva,
    • copia o
    • descarga en línea e impresión.
  • Todas las fases anteriores puede subcontratarlas a un tercero, sin perder su responsabilidad.

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La Agencia Tributaria y la Factura Electrónica:

Respecto del formato de la factura electrónica, se debe tener en cuenta que para “tratar” una factura electrónica existen una serie de parámetros que se deben analizar:

  • En primer lugar, la estructura del fichero que soporta el contenido legal de la factura. No existe un formato único para la factura electrónica. Puede usarse XML, PDF, HTML, DOC, XLS, JPEG, GIF o TXT entre otros. La Agencia Tributaria, utiliza XML con una estructura determinada conocida como formato “Facturae” (anteriormente conocida como formato AEAT-CCI).
  • En segundo lugar, el formato en que se crea la firma electrónica o estructura de composición de la misma. Al igual que con la estructura del fichero, no existe un formato único. Puede usarse PKCS7, XadES, PDF, …. La Agencia Tributaria utiliza firma con formato XML dado por el estándar XadES.
  • Finalmente tanto el contenido de la factura, como la firma vienen en un único fichero. Siempre es aconsejable la utilización de estándares.

También es preciso tener en cuenta, que una factura electrónica no puede ser emitida si el receptor no ha otorgado su consentimiento al receptor, para ello:

  • Es necesario el consentimiento expreso del destinatario por cualquier medio, verbal o escrito. En cualquier momento el destinatario que esté recibiendo facturas o documentos sustitutivos electrónicos podrá comunicar a SERCOMOSA su deseo de recibirlos en papel. En tal caso, SERCOMOSA deberá respetar el derecho de su cliente. El destinatario debe estar de acuerdo en los formatos en los que se va a facturar electrónicamente.
  • La ORDEN PRE/2971/2007, de 5 de octubre, establece el formato factura-e como obligatorio para la recepción de facturas por parte de la Administración General de Estado y en concreto que las facturas electrónicas deberán ajustarse al formato de firma electrónica a la especificación XML Advanced Electronic Signatures (XAdES), ETSI TS 101 903.

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Legislación relacionada:

  • Real Decreto 1496/2003, de 28 de noviembre
    Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, y se modifica el Reglamento del Impuesto sobre el Valor Añadido.
  • Real Decreto 87/2005 de 31 de Enero de 2005
    Real Decreto en el que se Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación electrónica del Real Decreto 1496/2003.
  • Orden EHA/962/2007, de 10 de abril de 2007
    Orden en la que se desarrollan determinadas disposiciones sobre facturación telemática y conservación electrónica de facturas
  • Ley 59/2003 de 19 de diciembre, de firma electrónica.
  • Ley 56/2007 de 28 de Diciembre de 2007, de Medidas para el Impulso de la Sociedad de la Información
  • Ley 11/2007, de 22 de Junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos

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